第一章 总 则
第一条 为了做好我院行政公文处理工作，加强管理，使之规范化、程序化、制度化、科学化，提高质量和效率，根据国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）以及省、市政府的有关规定，结合我院实际，制定本规定。
第二条 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。各部门必须认真做好公文处理工作。
第三条 学院各部门应当发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，不断提高公文处理工作的效率和质量、努力推进学院事业的发展。
第四条 公文的处理必须做到准确、及时、安全，应坚持由文秘部门统一收发、分办、传递、印刷、用印、立卷和归档；要严格遵守保密制度，对机密文件应妥善管理，对尚未公布的文件，不得向外传播。
第二章 公文种类
第五条 我院常用的公文种类主要有：
（一）决定、决议
对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（二）通告
在一定范围内，对师生员工或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项，用“通告”。
（三）通知
发布有关规章制度，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文，任免人员，要求下级机关办理或需要知道的事项，用“通知”。
（四）通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要周知的事项，用“通报”。
（五）请示
向上级机关请求批示、批准，用“请示”。
（六）报告
向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。
（七）批复
答复下级的请示，用“批复”。
（八）意见
对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
（九）函
机关之间互相商洽工作，询问或答复问题向有关主管部门请求批准等，用“函”。
（十）会议纪要
传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。
第三章 公文格式
第六条 公文由发文机关、秘密等级、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、发文单位、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和时间、份数等部分组成。具体要求如下：
（一）发文字号。由学院简称、单位代字、年号、序号组成，即“惠”+单位代字+[年号]+顺序号。几个单位的联合行文，只标明主办单位的发文字号。
（二）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、事由、文种三部分构成；公文标题中除批转法规性文件外，一般不用标点符号。
（三）机密公文必须标明密级（“绝密”、“机密”、“秘密”）；紧急公文应当根据紧急程序注明“特急”、“急件”。两者同时使用时，紧急程度在上，密级在下。
（四）向上级单位请示的公文，一般只写一个主送机关，而且应当使用全称或者规范化简称、统称。如需同时报送其他机关，可用抄报或抄送的形式。
（五）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
（六）成文时间以领导签发的日期为准，会议通过的文件，以通过时间为准；一般文件以实际印发的日期为准。
（七）上行文按照上级机关的要求标明主题词。
（八）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（九）公文的文字一律从左至右横写、横排。
第七条 公文用纸均用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，按实际情况而定。
第四章 行文规则
第八条 各单位各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责、职权范围确定。
第九条 学院可对上对下，对内对外行文。
第十条 各教学院（系）、处（室）在职权范围内可用各部门名义对下行文，但重要行文应抄报学院；对外行文只限于与对口单位的工作联系。
第十一条 同级单位可在各自的权限内互相行文、联合行文。
第十二条 各部门原则上不得越级行文请示，因特殊情况必须越级请示时，应抄报所越级的机关。
第十三条 各职能部门如需以学院名义请示上级政府或上级主管部门解决问题时，应先草拟初稿，送院长办公室核稿，并呈院领导批准发出。
第五章 收文办理
第十四条 收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等程序。
（一）拆封、签收、登记，并填写“惠州学院行政公文处理单”，登记后送院长办公室主任批阅。外出开会带回的文件，应及时送院长办公室登记办理或存档。
（二）根据院长办公室主任的批示意见，分送主管领导批办。遇有紧急公文时，文秘人员应及时提醒领导办理时限。
（三）已送主管领导批示或送有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，防止漏办和延误，并及时收回公文，注办存档。
第十五条 对上级机关、同级机关及学院各单位送达的各类办件，应有办理时限：
（一）收到此类办件，应在一个工作日内登记后分送有关领导批示；
（二）院领导收到办件，一般在三个工作日内予以阅批，重要的或需领导集体研究决定的，可在两周内予以批示，并由院长办公室分送有关部门办理；
（三）有关部门应按领导批示，在三个工作日内办完，重要的可在一周内办完。
（四）急件应即到即办，在规定时间内办完；难以按时办完的应向院领导报告，并说明理由。
第六章 发文办理
第十六条 发文办理包括拟稿、核稿、签发、登记、编号、打印、校对、送印、盖章、留档、分发等程序。
（一）拟稿。凡以“惠州学院”、“惠州学院院长办公室”等名义发出的文件，根据内容由各职能部门拟稿，非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由院长办公室拟稿。各职能部门拟稿应自行打印好，连稿带磁盘送院长办公室办理。拟稿时要注意以下事项：
1、要符合党和国家的方针、政策、法律、法规等，符合学院的有关规定；
2、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点符号要正确，篇幅要力求简短；
3、人名、地名、数字、引文要准确。日期应写具体的年、月、日；引用公文应当先引标题，后引发文字号；
4、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，必须使用阿拉伯数码；在同一公文中，数字的使用应前后一致；
5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（二）核稿。文稿拟出后，成文单位领导应予审核。若需以学院或院长办公室名义上报下发的再送院长办公室审核，审核的重点是：是否需要行文；文字表述、文种使用和公文格式等是否符合本办法的有关规定；手续是否完备，行文内容涉及其它部门的联合行文是否履行会签手续。如不符合上述要求的，院长办公室有权予以退回重办。
（三）签发。由院领导审阅公文后签署自己的意见、姓名和审批时间。联合发文要请有关领导会签。
（四）草拟、修改和签批公文，应使用钢笔或其它符合存档要求的笔墨。
（五）文件经签发后即成定稿。以学院或院长办公室名义发文皆由院长办公室编号，以各部门名义发文则由各部门自行编号。
（六）经领导签发的公文，一般要在三个工作日内打印发出，发出前要认真校对，确保文件不错不漏，字迹清晰，版面美观。
第七章 内部文函处理
第十七条 学院内部文函请示、报告应分开，一文一事。报告中不得夹带请示事项。
第十八条 各单位上报学院的各种请示、报告等公文，必须先送交院长办公室，填写“惠州学院内部文函处理单”后，统一处理呈送学院领导阅批。
第十九条 院长办公室对各单位呈送的请示公文，应及时征求相关部门的意见，提出拟办意见，分送有关领导审批；紧急、重大事项可先送有关领导批示后再办理。
第二十条 院领导应及时对送批件做出批示，并将批示件交由院长办公室统一处理，一般不要将批示原件直接转给有关单位办理。
第二十一条 除院领导直接交办或紧急、重大事项外，各有关单位一律不要将文函自行直接送达学院领导批办；领导同志接到此类公文一般也不要先批办，应视为程序不当或手续不完备退回原单位重办。
第二十二条 各有关单位向学院领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问等报告，由院长办公室文秘部门呈送有关领导阅示，然后分别办理，一般不予批复。
第八章 公文立卷、归档和销毁
第二十三条 公文办理完毕后，承办人员应根据文书立卷的要求，及时登记备查，并留公文底稿和打印件三份存档。
第二十四条 公文立卷应以本机关形成的公文为重点，院长办公室文秘部门及各单位文书档案部门应该认真做好公文立卷工作，保证齐全、完整、正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。一般每季度应清理一次，年末集中分类立卷。
第二十五条 立好的宗卷，要写明标题，编好目录并按照有关规定，定期向档案部门移交。
第二十六条 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经主管领导的批准，可以销毁。销毁时应登记造册，并有专人监督，以防丢失、错销、漏销。
第二十七条 本规定自颁布之日起执行。
第二十八条 本规定由院长办公室负责解释。