惠院发〔2002〕17号
为进一步做好惠州学院公章的规范管理，确保公章使用的政策性和严肃性，提高学院工作的透明度和办事效率，制定本规定。本规定所称惠州学院公章，包括“惠州学院”、“惠州学院证明专用章”“西纺广东服装学院”和 “惠州学院证件专用章”（钢印）及院长手章。
公章的管理包括公章的刻制、保管、使用三个方面。
一、惠州学院公章的刻制
惠州学院公章除从上级主管部门直接领取外，其余公章由院长办公室根据有关批文，到公安部门办理审批手续，在规定刻印部门刻制。
二、惠州学院公章的保管
惠州学院公章的保管由院长办公室负责，院长办公室应指定政治思想觉悟高，业务能力强的工作人员负责保管，确保安全。
三、惠州学院公章的使用
（一）公章使用范围
1、惠州学院钢印使用范围：以学院名义印发的工作证、毕业证、肆业证、学生证、荣誉证等证件。
2、惠州学院红印使用范围：以学院名义印发的各种文件（含通知、请示、报告、汇报、计划、总结、函等）（下同）、合同书、协议书、任命书、聘书、请柬、奖状、证明、介绍信、统计报表、申报材料等文件材料。
3、院长手章使用范围：以院长名义签署的毕业证、学位证、聘（任）书、荣誉证和其它各种文件。
（二）公章使用审批手续
1、以学院名义对外签订的各种合同书、协议书，必须送院长办公室审核，由院长审定批准。
2、以学院名义印发的各类统计报表、各种申报材料、银行兑汇单据、出国（境）申请、涉外信件、外籍教师聘任材料，须经承办单位负责人审核同意，由学院主管领导批准。
3、以学院名义印发的各种文件、各类证件、证书、证明、向外刊登广告等文件材料，须经承办单位负责人签字同意，院长办公室审核后，由学院主管领导批准。
4、其他重要文件材料需要用印的，须经承办单位负责人签字同意，院长办公室审核，由学院主管领导批准。
凡不符合上述用印手续的，一律不予办理。
紧急情况下用印的，应有学院领导或院长办公室主任的通知。但事后应及时补办用印手续。
（三）公章使用有关事项
1、惠州学院公章代表惠州学院对外行文使用。各单位公章一般限于学院内或学院外的对口业务部门之间的行文使用。
2、凡以院长名义签署和经学院主管领导批准，以学院名义印发的各种文件、签订的各种合同书、协议书、各单位向外报送的各类统计报表、各种申报材料等重要的文件材料，应根据档案归档的有关规定和要求，用印时必须留院长办公室原件备案予以存档。
3、公章禁止携带外出。如因招生等确需携带外出的，须经院长批准。公章密封后指定人员送出，并指定专人保管和使用。
4、禁止盖空白章。特殊情况确需使用空白证明、介绍信的，须经学院主管领导批准，由使用部门经办人签领。使用后应及时到院长办公室核证。
5、用印必须与落款名称一致，属代章性质的应注明“代章”字样。
6、用印文件材料应书写清晰，不可使用圆珠笔、红墨水笔、彩色笔、铅笔书写。不可涂改。
7、用印后应履行登记手续，备查。
四、本规定由院长办公室负责解释。
五、本规定自印发之日起施行。